4 minutos
Loja
Procurar loja
Entrega Grátis
A partir de 35€
2 minutos
Como tornar as reuniões mais produtivas no regresso ao escritório
Acabou as férias e está de regresso ao escritório? Então é o momento certo para enfrentarmos o velho problema chamado: “reuniões que podiam ser e-mails".
A facilidade em fazer reuniões faz com que este seja um hábito enraizado em muitas empresas portuguesas. Acontece que, gradualmente, esta rotina tornou-se tão exagerada que é vista cada vez por mais pessoas como sinais de falta de produtividade. Mas será que o problema são as reuniões? Ou será a forma como são utilizadas?
Ao longo dos próximos parágrafos fique com algumas dicas sobre como tornar as suas reuniões mais produtivas:
1. Defina claramente o propósito e os objetivos da reunião
Já parou para pensar se é mesmo necessária uma reunião e quem é que tem de estar envolvido na mesma? Antes de partir para a marcação da reunião, defina claramente o que pretende da mesma e quais os resultados esperados, bem como uma duração específica para os alcançar. Só depois de bem definidos estes pontos deve pensar em quem convidar e, aí sim, enviar o convite a quem fizer sentido estar presente.
Com este simples passo, evita reuniões desnecessárias, chamar pessoas que não acrescentam nada à reunião e permite que todos os participantes estejam alinhados e preparados para contribuir para esses objetivos.
2. Crie uma lista com os tópicos e agenda da reunião e envie-a com antecedência
Nunca comece uma reunião sem uma agenda clara e tópicos a abordar. Saber exatamente o que vamos abordar e quanto tempo haverá para discutir cada tópico é essencial para garantir o foco naquilo que é essencial e permite que todas as pessoas se preparem com antecedência.
3. Cumpra os horários
Defina uma hora de início e de fim e seja inflexível no cumprimento dos mesmos. Isto fará com que os envolvidos sintam que o tempo é um bem precioso e que merece ser respeitado.
Se, por algum motivo, não for possível cumprir todos os tópicos previstos, marque uma nova reunião para os abordar. Este respeito pelos horários é essencial para garantir a produtividade das reuniões e que toda a gente se habitua a ter aquele momento muito bem preparado para evitar perdas de tempo inúteis e conversas laterais.
4. Mantenha o grupo tão pequeno quanto possível
Criar uma cultura de inclusão não implica que todas as pessoas da área sejam chamadas para todas as reuniões. Criar reuniões com muitas pessoas pode torná-las difíceis de gerir e torna mais complexo dar a palavra a todas as pessoas. Estar numa reunião onde houve pessoas que praticamente não falaram contribui mais para a exclusão do que para a inclusão que pretendia inicialmente.
Por isso, seja seletivo no grupo de trabalho que escolher. E, se sentir que é importante manter todas as pessoas a par do que aconteceu, faça um resumo ou ata da reunião e partilhe-a com todos os interessados.
5. Escolha um moderador
Como em tudo, deve haver alguém responsável por manter o foco no objetivo e por respeitar os tempos previstos. O moderador pode fazer esse papel. Ele é responsável por controlar os tempos, avisar se o ritmo está a ser o previsto ou não e por garantir que, no final, se cumpriram todos os objetivos estabelecidos.
6. Envolva as pessoas em torno do objetivo
Em contextos como o teletrabalho ou o trabalho híbrido, as reuniões tornaram-se também um potencial foco de convívio entre pessoas que já não estão em contacto diariamente, como acontecia no passado. Nesse sentido, é essencial reforçar que há objetivos para cumprir e que na reunião é preciso focarmo-nos neles.
Reuniões produtivas são meio caminho andado para que, no final, sobre tempo para o convívio. Mas, durante as reuniões, o foco tem de ser mesmo garantir que o trabalho fica feito.
Artigos relacionados
