O que é a Filosofia Kaizen

Kaizen é uma filosofia japonesa que significa, literalmente: melhoria contínua. O termo tem a sua origem em duas palavras japonesas: “kai”, que significa mudança; e “zen”, que significa “bom”. 

Esta filosofia pode ser aplicada tanto no mundo empresarial como na sua esfera pessoal e tem como objetivo melhorar a qualidade e a eficiência de vários processos. Seja através de sistemas de feedback, de automações, ou outros.

A filosofia Kaizen nasceu após a II Guerra Mundial nas fábricas da Toyota, quando a marca implementou círculos de qualidade no processo de produção. Um círculo de qualidade é composto por vários trabalhadores da mesma área que se reúnem regularmente para identificar, analisar e resolver problemas. Um conceito revolucionário que é usado até aos dias de hoje em várias empresas que seguem esta filosofia.

Ou seja, na prática a Kaizen encoraja os colaboradores a darem feedback que colmate problemas habituais para a sua equipa, evitando que se repitam os mesmos erros. Ao tratar dos problemas assim que surjam e antes que ganhem dimensão, desenvolvem-se melhorias incrementais nos processos da equipa. O que acaba por valorizar o tempo dos colaboradores e por os motivar para melhorarem e se tornarem mais produtivos.

É uma filosofia que se foca no longo-prazo e que visa:

• melhorar a qualidade dos processos;
• eliminar o desperdício;
• aumentar o lucro.

Envolva todos os colaboradores

A chave de toda a filosofia Kaizen passa por incluir todos os colaboradores numa nova mentalidade coletiva. 

Isto é essencial por dois motivos:

• cada colaborador tem acesso a experiências e a uma realidade diferente que pode transformar-se num feedback extremamente útil. 
• o envolvimento dos colaboradores fomenta um sentimento de entreajuda na equipa e permite empoderar cada uma das pessoas que a ela pertencem. 

Como consequência, para que a Filosofia Kaizen seja implementável, é necessário que os colaboradores também estejam abertos a mudanças. Devemos evitar o apego ao status quo e lutar por uma cultura de cooperação e comunicação entre os cargos de gestão e os restantes colaboradores, tal como num círculo de qualidade.

Se cada colaborador for responsável por pequenas melhorias graduais, mesmo que estas sejam pouco importantes por si só, quando agregadas no final de um longo período de tempo vão fazer toda a diferença.

Aprenda a definir um Kaizen Blitz

De forma a conseguir analisar um processo ou um evento, deve defini-lo primeiro. Um evento dentro desta filosofia tem o nome de Kaizen Blitz, e é normalmente caracterizado por ser um processo de baixos custos. Isto porque procura uma solução interna, ao invés de uma solução tecnológica para melhorar a produtividade. 

Um Kaizen Blitz deve aperfeiçoar os processos num espaço de tempo relativamente curto (entre 2 e 10 dias) e deve ter um objetivo claro.

Os desafios lançados nos Kaizen Blitz podem envolver qualquer coisa no ambiente de trabalho. Numa cultura Kaizen, os colaboradores são desafiados com várias questões:

• Como tornam o trabalho 1% mais agradável?
• Como aceleram um processo de produção em 1%?
• Como tornam um processo 1% mais seguro?

Com um ciclo de feedback e implementação rápido garante-se um entusiasmo generalizado e uma maior satisfação de toda a equipa.

Como implementar a Kaizen

Se quiser um plano simples para começar a explorar a Filosofia Kaizen no seu dia-a-dia, então fica aqui uma ideia. A Kaizen não envolve formações, reuniões, ou uma burocracia acrescida. 

Pelo contrário, a sua aplicação deve ser simples, encorajada e visível. Se nos focarmos nos pontos essenciais, esta filosofia pode colocar-se em prática com 5 pontos de ação.

1. Planeie a Kaizen Blitz. Comece por encontrar os problemas que quer resolver e definir claramente o seu objetivo e os timings para a blitz. Dê uma direção aos seus colaboradores. Pode querer simplificar um processo, torná-lo mais rápido ou mais seguro, melhorar a qualidade final de um produto, etc.

2. Envolva os seus colaboradores. Motive e mostre abertura a todos os colaboradores para darem feedback de melhoria para um processo específico. Esta forma de trabalhar pode envolver uma mudança cultural na sua empresa, pelo que deve deixar claro que o input de todos será extremamente valorizado e todos os feedbacks tidos em consideração.

3. Examine o feedback. Após receber o feedback da blitz, analise os problemas identificados e as soluções sugeridas pelos seus colaboradores. Aproveite as melhores oportunidades para melhorar os processos que vão de acordo com os objetivos delineados.

4. Implemente as mudanças necessárias. No final, implemente as mudanças logo que possível. Lembre-se que, por mais pequenas que sejam, muitas pequenas melhorias vão ter um efeito conjunto e farão toda a diferença no longo-prazo. 

5. Analise se as mudanças surtiram o efeito desejado. Acima de tudo, recorde-se que o objetivo da Filosofia Kaizen é a melhoria contínua. Para saber se melhorou é preciso conseguir medi-las e… melhorá-las continuamente. 

Kaizen na vida pessoal

Como referimos, a filosofia Kaizen pode ser aplicada tanto na vida profissional como na vida pessoal. Apesar de o foco deste artigo ter sido na vertente empresarial, lembre-se que pode sempre adotá-la na sua esfera pessoal. 

Nos seus processos diários, individuais e partilhados, poderá encontrar imensas formas de melhorar e de se tornar mais produtivo. Para além de melhorar a sua qualidade de vida, também fará com que tenha um maior sentimento de auto-realização.

Comece por pensar nas várias atividades em que participa no dia-a-dia. Pense nas ferramentas que tem à sua disposição, planeie uma Kaizen blitz, e passe por todo o processo acima mencionado. 

Há tantas coisas em que pode melhorar, por isso dê o primeiro passo e pergunte-se: por onde vai começar a melhorar?