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Produtos e aplicações para organizar o seu escritório
O caos facilmente reina num escritório que carece de organização. Com faturas invisíveis, cartões-de-visita que não se conseguem encontrar e uma lista enorme de coisas a fazer, é difícil chegar às tarefas mais urgentes enquanto se está rodeado por toda esta confusão.
Numa escala menor, mesas desorganizadas não vão fazer uma diferença no dia-a-dia, mas é absolutamente vital para, a longo prazo, ter o escritório em ordem. De seguida, apresentamos algumas sugestões para ter o seu espaço de trabalho em ordem.
Aparelhos e gadgets
Invista em alguns dispositivos e máquinas de alta tecnologia para ter um efeito muito positivo sobre o ambiente de escritório, ajudando a reduzir a desordem, maximizar o espaço e melhorar a eficiência de todas as pessoas.
Smartphone – é um autêntico escritório portátil, pois permite ter acesso a todos os documentos que precisa em qualquer lugar e a qualquer hora.
Scanner – evite uma avalanche de papelada ao digitalizar os documentos no seu computador para ter mais fácil acesso aos mesmos e sem ter de os procurar manualmente. Bons scanners trabalham tanto a cores como a preto e branco e é uma funcionalidade que até está disponível na compra de uma impressora multifunções. Acredite que a sua mesa de escritório vai agradecer por todo o espaço e peso a menos, ao combinar as funções de cópia, digitalização e impressão numa única máquina.
Trituradora de papel – é uma parte essencial da vida no escritório quando há muita papelada, especialmente se alguns são papéis confidenciais e precisam ser destruídos para evitar possíveis fraudes.
Organizar o seu escritório
O mais recente material de escritório apresenta muita qualidade, mas existe uma grande variedade de produtos organizacionais simples e fiáveis para manter tudo em ordem no seu escritório.
Armários de arquivo – este tipo de arquivo é extremamente útil, fácil de encontrar e pode ser rotulado e diferenciado por cores para que possa facilmente distinguir entre diferentes projetos e documentos.
Caixas de arrumação – podem ser colocadas em salas de armazém ou móveis, ordenadamente arrumados, com artigos no seu interior. O uso de caixas transparentes vai ajudar a identificar o material dentro de cada uma.
Marcadores – as etiquetas podem ser indispensáveis e não apenas para as pastas de arquivo. Se rotular as prateleiras e armários irá poupar tempo ao tentar encontrar um documento.
Organizadores de secretária – Antes de colocar os papéis na trituradora de papel ou nos armários de arquivo, utilize um organizador da mesa, com secções separadas para o que precisa e o que deve ser encaminhado para o lixo; este simples acessório pode ajudá-lo a ter os seus documentos em ordem.
Quadros brancos – ideais para realizar atividades de grupo, como sessões de brainstorming, ou colocar os seus pensamentos em ordem, estes podem ser muito úteis como ponto de referência rápida sempre que precisar estabelecer o fluxo de trabalho.
Pastas de arquivo – uma das formas mais eficazes para armazenar o papel, reunindo todas as notas soltas numa pasta acessível que será imprescindível quando é necessário pesquisar informação prévia.
Arquivadores – muito úteis para colocar cadernos e revistas velhas.
Obter tudo app-solutamente em ordem
Mantenha-se organizado com esta grande seleção de aplicações e programas de software empresarial e aproveite as melhores dicas para o seu negócio.
Aplicações para memorizar palavras-chave – LockBox ou eWallet são aplicações que podem ser usadas para armazenar em segurança todas as suas senhas num dispositivo móvel.
Aplicações de cartões-de-visita – livre-se das gavetas com imensos cartões-de-visita soltos com CamCard; basta tirar uma foto do cartão e guardar estes dados na lista de contatos no seu telemóvel.
Aplicações de produtividade e colaboração – com o Google Drive e Evernote pode facilmente criar e armazenar documentos e imagens; além disso, pode definir um ponto de acesso central a partir do qual outros colegas poderão trabalhar os mesmos dados em simultâneo.
Se o seu escritório tem falta de organização, siga estas dicas e reserve uma tarde para começar a limpeza. Será melhor para si e para o seu negócio!
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