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8 dicas para dominar o escritório moderno
Os avanços tecnológicos mudaram o panorama do escritório moderno, alteraram os nossos processos de trabalho e mudaram muito a nossa rotina diária. A era digital assistiu ao fim dos volumosos computadores de secretária, dos armários de arquivos e até mesmo do humilde agrafador. Tudo em nome do progresso tecnológico. Assim sendo, de que artigos básicos precisamos para criar um ambiente acolhedor e produtivo no escritório moderno da atualidade?
- Acesso muito rápido à Internet
No mundo atual, onde não se vive sem a Internet, ter tudo online pode poupar tempo e aumentar a eficiência. Utilizar um servidor significa que todos os documentos podem ser acedidos e partilhados pelos colegas, criando uma forma mais conveniente e rápida de trabalhar e de armazenar informações.
Lee Penson, Diretor Executivo da empresa pioneira de arquitetura para espaços comerciais, Penson, trabalhou em projetos visionários para a Google, Jay Z e YouTube. Penson, um especialista em criar espaços de trabalho muito produtivos, afirma que: “A tecnologia dá-lhe asas. Vai libertar o potencial e dar-lhe liberdade”.
- Digitalizar documentos
“Atualmente, quase todos os papéis são digitalizados e armazenados, pelo que esta tarefa deve ser de fácil execução” sugere Marc Lawn, guru dos negócios e executivo superior com mais de 20 anos de experiência. Os escritórios de todos os setores estão rapidamente a transformar-se em ambientes sem papel. Uma forma de digitalizar os documentos impressos será através de um scanner para o servidor.
Quando digitalizar documentos para o computador, tenha cuidado com a segurança e utilize uma destruidora de papel para eliminar todas as informações sensíveis ou importantes após o processo.
- Recicle
Para se manter na liderança em 2018, é importante ser tecnologicamente avançado e o mais ecológico possível. Por isso, para seguir na direção certa, coloque um ponto de reciclagem no seu espaço de trabalho. Para além de fazer um pequeno contributo para ajudar o meio ambiente, fazer a reciclagem dos resíduos demonstra que a sua empresa se preocupa com o tema. Nas palavras de Lawn: “Dispor de um ponto de reciclagem transmite uma mensagem aos funcionários e visitantes de que a empresa se preocupa com o meio ambiente e quer contribuir para o futuro do planeta”.
- Quadro branco
Os quadros brancos são uma excelente oportunidade para juntar colegas, comunicar e ser criativo. Deixe a tecnologia de lado e invista simplesmente num quadro branco e alguns marcadores de tinta não-permanente, e veja como a criatividade começa a ganhar asas.
Utilizar um quadro branco também pode tornar as suas comunicações mais eficientes. Lawn afirma: “No mundo em constante evolução em que hoje vivemos hoje, é muito mais produtivo dar ideias através de um quadro branco interativo do que enviar um e-mail, pedir e/ou fazer uma alteração, enviar de novo para aprovação e assim sucessivamente”.
“Um dos meus clientes instalou um quadro branco interativo e junta as equipas de gestores de contas quando é necessário responder a solicitações. Diminuiu os tempos de resposta para metade e reduziu o tráfego de e-mails em quase 10% em toda a empresa”.
- Bem-estar no escritório
Há muito a dizer sobre como um pouco de ar fresco e água podem aumentar a produtividade no local de trabalho. Embora a tecnologia seja essencial num escritório moderno, Penson refere que ainda há espaço para a natureza no ambiente de trabalho: “Torne-o limpo e saudável, com ar fresco, uma taça com fruta, muita água para beber e sumos de frutas. Como um velho amigo meu diz: “A saúde torna tudo possível”. Não faz sentido que o trabalho seja prejudicial para a saúde a longo prazo”.
- Luz natural
Elaborando mais sobre o tema do bem-estar no escritório, Penson sugere que inundar o espaço de trabalho com luz natural é fundamental para a criatividade e a produtividade: “Precisamos de um espaço que nos inspire e não de uma sala com um teto falso horrível. Precisamos de um espaço acolhedor que nos transmita uma sensação de naturalidade”.
- Cadeiras confortáveis
No local de trabalho moderno, podem ser passadas muitas horas a uma secretária, à frente de um ecrã. Com muito tempo passado de forma sentada, é importante ter uma cadeira boa e confortável. Gemma Went, consultora de negócios online, afirma: “Passamos muito tempo sentados e isso não é nada bom para o nosso corpo. Por isso, passe algum tempo a pesquisar, ou fale com alguém que tenha conhecimentos, acerca de ergonomia no local de trabalho para assegurar que se senta da forma mais saudável possível”.
- Microfones de topo
As transmissões ao vivo e as videoconferências são uma parte essencial do escritório moderno. Permitem trabalhar e falar com pessoas que podem estar do outro lado do mundo. Contudo, para tirar o melhor partido destas reuniões, deve investir em câmaras e microfones de qualidade. Went afirma: “precisa de um microfone topo de gama. Faz toda a diferença. Afinal de contas, poderá ter um bonito escritório, mas isso não conta para nada se não conseguir ouvir os seus clientes ou funcionários”.