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Foco no médio-prazo: 5 passos para o sucesso

Já todos ouvimos falar do Princípio de Pareto ou da Regra dos 80/20. Mas sabe onde nasceu esta teoria? E tem noção de que provavelmente a implementa inconscientemente no seu dia a dia?

Comecemos pela origem: o conceito do Princípio de Pareto surge de uma observação do economista Vilfredo Pareto, que no início do século XX, constatou que 80% dos terrenos em Itália eram detidos por 20% da população.

Após vários testes, verificou-se que este conceito tinha aplicabilidade nas mais diversas áreas:

  • 80% das vendas da empresa são asseguradas por 20% dos clientes;
  • 80% das reclamações surgem de 20% dos clientes;
  • 80% do tempo e dos recursos são consumidos por 20% do trabalho;
  • 80% da área de armazenamento é ocupada por 20% do stock;
  • 80% dos problemas vêm de 20% dos colaboradores;
  • 80% das vendas online vêm de 20% dos canais;
  • 80% de resultados vêm de 20% do tempo investido.

Claro que isto não é uma ciência exata, mas a verdade é que o Princípio de Pareto é considerado uma boa prática de gestão nos dias que correm. E isso deve-se ao princípio subjacente a este conceito: foque-se no mais importante.

Foco: um segredo ainda muito subvalorizado

 

O que o Princípio de Pareto nos ensina é que a proporção entre esforço e recompensa não são proporcionais. A maior parte do que fazemos acrescenta pouco valor e apenas uma pequena parte do nosso trabalho tem um impacto relevante nos resultados finais.

Quem nunca sentiu que chegou ao fim do dia sem ter conseguido concluir as tarefas que tinha planeado? Por mais treino que tenhamos em focar-nos no essencial, já todos nós passámos por isto. E o pior é que, mesmo planeando o nosso trabalho, muitas das vezes arriscamo-nos a não conseguir acrescentar tanto valor como gostaríamos.

Como pode, então, dar a volta a este problema?

É precisamente o que pretendemos ajudá-lo a descobrir.

1 - Perceba a sua missão e objetivo de médio prazo

 

Qual é, realmente, a sua missão? Qual é a área em que pode acrescentar mais valor no longo-prazo?

Quer trabalhe em nome individual, quer seja parte de uma equipa, é essencial pensar no seu papel. Perceber o seu propósito, a forma de acrescentar valor aos seus clientes, à sua equipa ou à sua empresa, é a primeira coisa a fazer.

Lembre-se que a sua missão é algo maior do que as suas tarefas diárias. A missão implica que pense um pouco sobre o que quer e o que pode alcançar no futuro.

Se não começar por refletir sobre isto, arrisca-se a focar-se nos 80% que não importam, nas tarefas rotineiras que preenchem a maior parte da sua agenda.

Por isso, a primeira coisa a fazer é tirar um tempo para refletir e responder às seguintes questões:

- Em que áreas acrescenta mais valor?

- O que é que quer ter alcançado daqui a 5 anos?

2 - Defina metas e objetivos

 

Nos dias de hoje, quase todas as áreas são tão imprevisíveis que planear se tornou um exercício de futurologia. E sendo assim, “porque me estão a dizer para fixar metas e objetivos?”, pergunta.

E a resposta é simples: porque só com este planeamento nos focaremos no que realmente acrescenta valor e permite executar a nossa missão.

Será obrigado a mudar de caminho várias vezes ao longo do percurso, mas se souber quais as suas metas continuará a trabalhar na direção certa. E, desta forma, saberá onde investir o seu tempo.

Por exemplo, se quiser ser um profissional de referência na sua área, provavelmente terá de começar a preparar uma estratégia que aumente o seu networking. E, provavelmente, deverá procurar alguma formação que o permita passar de nível. Este tipo de coisas, não são as tarefas diárias com que se tem preocupado, pois não? Então é altura de pensar nelas.

Portanto, já definiu a sua missão e onde quer estar daqui a 5 anos. Agora é só andar para trás no tempo. Pense:

- Se daqui a 5 anos quer estar onde definiu, onde tem de chegar daqui a 4 anos? E daqui a 3? E daqui a 2? E daqui a 1?

 3 - Controle e ajuste

 

Uma vez definidas essas metas e objetivos, passamos à fase de implementação. Procure guardar sempre, pelo menos, 20% do seu tempo para se dedicar a atividades que o deixarão mais próximo de atingir a sua missão e os seus objetivos de médio prazo.

Mas o que acontece se neste trimestre não tiver conseguido atingir as metas a que se propôs? Simples: terá de correr o dobro no próximo trimestre ou de distribuir esses objetivos para recuperar o atraso ao longo dos próximos períodos.

Por isso mesmo é tão importante planear: até podemos não cumprir o plano a 100%, mas só sabemos se estamos no caminho certo se o tivermos delineado anteriormente. Fica mais claro se estamos a fazer aquilo em que acrescentamos valor, ou se nos perdemos nas micro-tarefas do dia a dia.

4 - Analise se é possível aumentar o foco

 

Já definido o caminho, os objetivos, e percebendo o ritmo a que vai, é o momento de perguntar: estará suficientemente focado onde faz a diferença?

Se o Princípio de Pareto nos diz que 80% do valor provém de 20% do esforço... Será que consegue acelerar o ritmo de aprendizagem e aumentar ainda mais o valor se focar 50% do seu tempo nas atividades que mais diferença fazem? Se sim, como o pode fazer?

Isto nem sempre será possível. Mas lembre-se: se conseguir adotar o Princípio de Pareto na sua vida, acrescentará mais valor e aprenderá mais depressa do que os seus concorrentes e, em última instância, isso irá traduzir-se em melhores resultados.

5 - Aumente a produtividade

 

Depois desta análise, é o momento de passar à prática. Pergunte-se: como é que pode aumentar a sua produtividade?

Dependerá de caso para caso, mas deixamos uma lista de boas práticas que poderá ajudar a identificar fontes de otimização do seu trabalho:

- Já procurou automatizar tarefas rotineiras? Se tem tarefas que se fazem da mesma forma, seguindo as mesmas regras diariamente, provavelmente elas serão automatizáveis. Procure ferramentas como o Zapier ou o IFTTT, que  podem ser ótimas formas de automatizar as tarefas rotineiras e lhe permitem ganhar tempo para acrescentar valor onde realmente faz a diferença.

- Já procurou softwares que ajudem a organizar o seu trabalho? Ferramentas de gestão de projetos e de tarefas não faltam na internet, muitas vezes de forma gratuita. Seja a nível individual ou de equipa, se ainda não utiliza algo deste género para planear o seu trabalho, provavelmente está a desperdiçar uma ótima ferramenta para aumentar a sua produtividade.

- Já define os seus principais objetivos semanais e separa-os entre objetivos estratégicos e operacionais? Se só faz uma das partes, ainda tem por onde melhorar. Nunca se esqueça do médio e do longo prazo.

- Atende sempre o telefone mesmo que esteja a meio de uma tarefa de elevada concentração? Não subestime o poder do foco. Por vezes, mais vale colocar o telemóvel em silêncio e terminar o que tem para fazer, do que estar permanentemente a ser interrompido e levar o dia todo a fazê-lo.

- Tem todas as ferramentas de que precisa para não perder tempo com o que não interessa? A cadeira onde está é confortável? A impressora não falha na hora H? Há uma certa beleza em quando tudo funciona quando deve e tem de funcionar. Ferramentas obsoletas e material de escritório desconfortável ou pouco funcional podem ser dos maiores entraves à produtividade sem que nos apercebamos disso. Nesse caso, talvez seja bom dar uma vista de olhos nos nossos últimos folhetos e na loja online da Staples, para encontrar o melhor material de escritório para o seu negócio.

Conclusão

 

O Princípio de Pareto está longe de ser uma fórmula matemática para o sucesso. Mas interiorizar a importância do foco no médio prazo é essencial em todas as áreas da nossa vida, principalmente no que diz respeito ao sucesso profissional.

No dia em que sentirmos que, o que está à nossa volta controla o nosso dia a dia, talvez seja o momento de parar. Afinal de contas, se não controlarmos o nosso destino arriscamo-nos a perder 80% da nossa vida a fazer coisas que não nos fazem - nem a nós nem a ninguém - felizes.

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