Colaborar ajuda a resolver problemas com muito mais eficiência

A forma como trabalhamos tem mudado bastante nos últimos anos, como necessidade para corresponder à evolução tecnológica e às exigências do local de trabalho. Com novos problemas a florescer no emprego, várias empresas procuram técnicas colaborativas para a resolução destesproblemas, e formas criativas para solucionar os mesmos.

Na frente deste incentivo de trabalho em equipa está o Professor Ulrich Weinberg, diretor da Escola de Design Thinking, no Hasso-Plattner Institute. O seu trabalho em grupo tem revolucionado a forma como muitas empresas procuram solucionar problemas. Weinberg fala do sucesso que tem testemunhado, ao trabalhar com empresas:

“Acabei de regressar de uma viagem à China. Fui convidado pelo CEO da Haier […] ele leu a versão chinesa do meu livro e convidou-me para discutirmos as decisões radicais que aplicou na sua empresa. De momento, ele tem 70,000 funcionários e está a reorganizar a empresa na sua totalidade, em direcção a um ecossistema de microempresas – ele permite que as pessoas sejam empreendedoras dentro da empresa, e eu concordo plenamente que esta seja a melhor estrutura para uma organização de grandes dimensões.”

O método de Weinberg para o sucesso baseia-se em três ideias principais:

1. Seguindo uma abordagem não linear, a colaboração para resolução de problemas não é chegar do ponto A ao ponto B. Este é um processo iterativo, que repete diferentes etapas da técnica Design Thinking, até que os melhores e mais desejados resultados sejam encontrados.
2. O método de Weinberg dá uma maior valorização ao trabalho em equipa, em relação a métodos mais individuais que criam um ambiente mais competitivo. Weinberg acredita que uma variedade de opiniões, vindas de diferentes equipas e departamentos, produz melhores resultados na resolução de problemas. Numa sociedade onde somos ensinados a competir individualmente uns contra os outros, Weinberg diz que: “nós não nascemos preparados para um ambiente colaborativo, mas sim um ambiente altamente competitivo”.
3. Ele encoraja o uso de um ambiente colaborativo, que facilite as pessoas a trabalharem em conjunto, inspirando, deste modo, o pensamento criativo.

Mas qual é a importância da resolução de problemas? Qualquer empresa ou negócioenfrenta estes problemas diariamente, e uma abordagem que envolva o trabalho de equipa pode ser o método mais eficiente para encontrar as soluções. Para dar um exemplo prático de como esta técnica pode ser utilizada, vamos analisar como deve aplicar as mudanças na GDPR, a acontecer em de Maio de 2018.

O que é a GDPR?

A General Data Protection Regulation (GDPR) irá substituir a Data Protection Directive em Maio de 2018, numa tentativa de harmonizar a privacidade de informação e as leis de proteção por toda a Europa. O objetivo é proteger todos os cidadãos da União Europeia contra violações de privacidade e informação, e como consequência, empresas que não estiverem em conformidade com estas alterações terão de pagar multas elevadas. Mas para se preparar com antecedência, o sistema de resolução de problemas em equipa pode ajudá-lo a encontrar a solução perfeita para as alterações desta legislação.

Como é que trabalhar em equipa para solucionar problemas o pode ajudar a preparar-se para a GDPR?

Para dar início a este método é importante considerar o ambiente onde vai realizar o seu projeto. O Professor Weinberg dá ênfase à necessidade de ter um espaço que encoraje o trabalho em equipa entre os trabalhadores da empresa. O professor descreve o seu desenvolvimento dos espaços designados por We-Q, os quais tem incorporado em empresas e negócios, como locais físicos ideais para o incentivo do trabalho colaborativo.

“Na escola de Design Thinking, criámos os espaços que chamamos de ‘We Q’, em substituição das siglas ‘IQ’ que representam a inteligência individual, o ‘We Q’ dá assim ênfase às qualidades de grupo na palavra ‘we’, e é exatamente esse o foco destes espaços. Nós tivemos que re-decorar todos estes espaços físicos […] espaços de trabalho devem ser remodelados, e nós encorajamos as empresas a fazer isso mesmo”.

Para encorajar este trabalho em equipa, deve considerar criar um espaço que tenha estas características. Certos materiais de escritório, tais como quadros-brancos, são ideais para chuvas de ideias e outros projetos entre equipas. Do mesmo modo, o uso de post-its também é uma excelente adição, para que todos possam adicionar as suas ideias e estas sejam tomadas em consideração. Pode ainda seguir um sistema de cores que representam factos, ideias ou opiniões para que se mantenha organizado nestas ocasiões.

O próximo passo é convidar uma variedade de pessoas para a sua reunião de resolução de problemas. Inclua pessoal de diferentes departamentos na empresa, de modo a recolher uma grande variedade de opiniões e ideias durante o processo.

Design Thinking passo-a-passo:

1. Fase de descoberta: Este é o ponto onde tem que analisar o problema e avaliar onde pode encontrar as necessidades que não foram atendidas. Neste caso, tem de ter em conta as futuras mudanças devido à GDPR, e como isso irá afetar a segurança de informação. Também irá perceber se a sua empresa está atualizada neste aspeto ou não.
2. Janela de oportunidade: Ganhe perspectiva do problema ao visualizá-lo em diferentes ângulos. Procure padrões e temas e compare-os com a opinião dos outros. Em termos da GDPR, encontrou alguns problemas consistentes, tais como segurança de palavras-chave? Retenha esse problema e aproveite a oportunidade para educar a sua equipa sobre a proteção de informação com uma palavra-chave segura.
3. Incubar: Antes de iniciar este processo de forma colaborativa, partilhe as suas informações até ao momento, e permita que todos absorvam esta informação individualmente, antes de marcar uma reunião para discutir estas ideias.
4. Idealizar/Iluminar: Junte a sua equipa de vários departamentos para discutir quaisquer problemas e procurar soluções criativas. Utilize o espaço colaborativo que criou, e todos os estímulos em volta, para inspirar ideias. Recorra aos post-its para explorar novas ideias ou para reconsiderar outras já mencionadas.
5. Avaliar e aperfeiçoar: Uma vez que tenha explorado as suas opções e gerado uma variedade de soluções para os seus problemas, deve selecionar as melhores ideias. Exiba todos os post-its, e analise os que criam maior impacto. Quando tiver selecionado as melhores opções para aplicar face à GDPR, trabalhe com a sua equipa para aperfeiçar essas escolhas, e faça uma votação tendo em conta os seguintes critérios:

• Viabilidade técnica – é possível implementar?
• Desejo – é algo que queira implementar?
• Viabilidade para a empresa – é o mais acertado para o seu negócio?

6. Testar o protótipo rapidamente: Realize alguns testes para pôr à prova as suas ideias e verificar se irão funcionar no seu ambiente empresarial. Pense como é que estas iriam funcionar em cada etapa individual, e mais uma vez, consulte com uma grande variedade de pessoas sobre esta ideia. Em relação à GDPR, pense na eficácia desta ideia – está em conformidade com todos os critérios do novo regulamento? E como é que funciona para a sua empresa?
7. Entregar: Uma vez que tenha um plano pronto, está na hora de implementar esta ideia e pô-la em prática, para além de começar o processo de aprendizagem.
8. Reafirmar e alterar: Como foi mencionado anteriormente, este não é um processo linear. Assim que der luz verde ao seu plano, avalie como é que funciona na realidade e receba todo o feedback possível. Mesmo que não haja problemas aparentes, procure aperfeiçoar e refinar as suas ideias para ter os melhores resultados possíveis. Ao dar início a este processo com alguma antecedência, quando Maio de 2018 chegar, você e a sua equipa estarão mais do que preparados para os novos regulamentos da GDPR.

À medida que for assimilando estes processos, não tenha receio de repetir as etapas mencionadas se acreditar que o resultado não é satisfatório. Weinberg salienta o facto de que devemos abandonar a forma convencional de trabalhar, a forma como fomos ensinados na escola, e que devemos de procurar novos métodos para ter os melhores e mais criativos resultados.

“Na primeira classe, as crianças são ensinadas que devem ser melhores que os outros colegas, o que gera competição, apesar de todos aprenderem através do mesmo padrão. E não há um padrão de colaboração à primeira vista, mas sim um padrão de competitividade […] O problema é que, na realidade, no mundo interligado em que vivemos agora, esse padrão é antiquado.”

Ao aplicar as teorias do professor Weinberg e as mudanças nas dinâmicas modernas de empresa, poderá usufruir ao máximo desta nova, e eficaz, forma de pensar e começar a revolucionar a forma como resolve problemas na sua empresa.