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Como relaxar antes de uma reunião importante

 

Porque fico nervoso e ansioso antes de uma reunião?

 

Comecemos pelas boas notícias: é completamente natural sentir nervosismo antes de uma reunião ou outro evento importante. Até mesmo se for uma reunião de rotina podem surgir algumas angústias que o justifiquem.

Pode ser uma pessoa tímida, ter medo de falar em público, sentir-se pouco à vontade com os colegas, ser uma altura de alta pressão e stress no trabalho, ou simplesmente ter receio de passar uma má impressão. E há muitos mais motivos para além destes para sentir esta ansiedade que lhe deixa o coração a mil à hora e de mãos a tremer com a possibilidade de correr mal.

Afinal de contas, o local de trabalho está repleto de situações de alta pressão e as descargas de adrenalina são a forma como o nosso corpo se habituou a lidar com elas. O nosso cérebro envia um sinal de alerta para o nosso corpo, que reage das mais diversas formas à ansiedade. Mas não tem de se preocupar, porque isto é o que é suposto acontecer. É natural.

Há, contudo, boas práticas que pode e deve ter em conta para amenizar estes sintomas e toda a angústia que sente.

 

Prepare-se e pratique.

 

A primeira boa prática é bastante óbvia: preparar, preparar, preparar; e praticar, praticar, praticar.

Quanto mais se preparar e praticar, mais confortável se irá sentir em relação àquilo que tem de fazer. Faça uma pesquisa a fundo sobre o tema nuclear da reunião e não se deixe apanhar de surpresa. Se tem algo a dizer sobre algum assunto, prepare a melhor forma para o abordar e passe para a prática. Se for preciso ensaie em frente a um espelho.

Deve praticar as vezes que forem precisas até se sentir confortável com o que disse e com a forma como o disse. Quando tiver uma apresentação, aproveite bem o tempo e pratique o que vai dizer as vezes que forem precisas até sentir que domina o tema. A repetição ajuda a melhorar a memória e não terá problemas em lembrar-se do que dizer a seguir quando começar a apresentar.

A verdade é que se o seu trabalho envolve falar para um grupo, não há nada que substitua o treino e a prática. Ponha-se à prova em várias situações e comece a contar histórias aos seus amigos e à sua família, ou se tiver a oportunidade experimente fazê-lo com completos desconhecidos em festas e jantares. Aproveite as ocasiões sociais para praticar e tornar-se um melhor comunicador.

Quanto ao trabalho de pesquisa, a primeira coisa a fazer é perceber quem é a sua audiência, ou seja, para quem vai estar a falar. Tente encontrar o tom certo e prepare-se para as questões que lhe parecem ser mais pertinentes. Tenha um plano B preparado para não ser apanhado de surpresa e confirme que não terá dificuldades técnicas a atrapalhar na hora H. O que lhe sugerimos é que aponte os seus dois ou três maiores medos e que tenha um plano de contingência para eles.

 

Seja o primeiro a chegar

 

Pode parecer uma boa ideia chegar mesmo antes de a reunião começar para evitar aqueles momentos constrangedores e a conversa fiada. Mas a verdade é que se chegar à pressa isso apenas vai fazer com que entre mais nervoso na reunião.

Chegue adiantado, se possível entre cinco a dez minutos antes. Assim pode ir falando com as pessoas à medida que vão chegando e construir alguma confiança até que a reunião comece. Assim pode focar-se nos seus colegas e acabará por se distrair do seu nervosismo, enquanto estabelece uma ligação com a sua audiência.

No caso de se tratar de uma reunião por videoconferência, conecte-se mais cedo e prepare a câmara e o microfone. Mas se for uma reunião presencial aproveite mesmo para conhecer e para se habituar ao espaço. Parte do nervosismo nasce do desconhecido, por isso se conseguir prever como algumas coisas irão acontecer, acabará por se acalmar.

 

Seja dos primeiros a falar

 

Este talvez seja um dos conselhos mais aterrorizadores para quem sofre de ansiedade em reuniões, mas é sem dúvida dos mais eficazes. Alguma vez sentiu que tinha várias ideias que queria partilhar com a equipa mas não se conseguiu pronunciar sobre nenhuma delas? É algo mais comum do que pensa, mas ficar em silêncio não o irá ajudar.

É muito mais complicado entrar numa conversa a meio e fica cada vez mais complicado com o passar do tempo. Quanto mais tempo esperar para fazer a sua intervenção, maior peso começará a sentir e a ansiedade irá crescer rapidamente.

Acima de tudo não se esqueça que parte de melhorar enquanto pessoa e enquanto profissional é colocar-se em posições mais desafiantes, que muitas vezes são as mais desconfortáveis. Então comece por intervir nos primeiros quinze minutos das reuniões. Pode fazê-lo para mostrar um ponto de vista, ou para fazer uma pergunta sobre um tópico relevante, ou simplesmente para dar as boas vindas a todas as pessoas que compareceram. O mais importante é sentir que faz parte da conversa e da reunião desde o início, para que as intervenções seguintes surjam naturalmente.

 

Não toque em cafeína

 

Se é daquelas pessoas que não consegue viver sem um café para acordar, talvez queira pensar duas vezes sobre esse ritual em dias importantes. Se já está nervoso porque se aproxima uma reunião importante, conte que esse nervosismo aumente depois de beber o habitual expresso.

Muitas pessoas veem no café um porto de abrigo, mas consumir cafeína mesmo antes de uma refeição pode ser uma bomba relógio para algumas pessoas. Experimente beber um descafeinado antes da reunião e guarde a sua bebida de eleição apenas para depois da reunião. Pense nela como uma recompensa, um motivo para celebrar!

 

Outros conselhos a ter em conta

 

Há outras maneiras mais criativas de relaxar antes de uma reunião importante. Por exemplo, uma das técnicas mais usadas é ter uma playlist preparada para ouvir antes da reunião começar. Experimente ouvir músicas que o deixem motivado para atacar a próxima reunião com unhas e dentes. Que música o deixa com vontade de conquistar o mundo?

Já agora, não se esqueça de usar roupa que o deixe confortável num ambiente profissional. Pode parecer um conselho estranho, mas para que se concentre na reunião não pode estar preocupado com coisas secundárias como a roupa que leva vestida. Qual é o outfit que o faz sentir-se confortável e confiante acerca de si mesmo ao mesmo tempo que respeita as regras do local onde trabalha?

Por fim, desenvolva e mantenha hábitos saudáveis no seu dia a dia. De preferência, no dia da reunião, faça exercício pela manhã e faça uma alimentação rica em proteína. A proteína ajuda-o a estar mais alerta durante a reunião e o exercício queima cortisol extra produzido pelos níveis altos de stress.

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