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5 dicas para gerir o email de forma eficiente

Sempre lhe foi dito que a organização é metade do caminho para o sucesso. Sem organização não há foco e sem foco não sabemos a direção do nosso trabalho. Contudo, a organização não deve ser tida em conta apenas na definição e projeção dos seus objetivos pessoais. Principalmente porque há outros sítios por onde começar.

Se somos avisados, desde pequenos, a fazer a cama, a arrumar o quarto, a manter a secretária onde estudamos organizada, porque é que temos tanta dificuldade em aplicar a mesma lógica ao mundo digital? É intuitivo deixar em ordem o material de escritório que tem na sua secretária, mas esquecemo-nos que no computador também pode haver muito que organizar.

Hoje o tema é a organização eficiente do email. Uma das ferramentas de comunicação mais usadas e também, muitas vezes, daquelas que mais nos esquecemos de otimizar.  Emails por abrir, outros por responder, uns que são spam, outros que são “URGENTES” e… quando dá por si, está sem mãos a medir. Chega-lhe tudo em cima da hora e o tempo parece-lhe cada vez mais escasso.

Nós entendemos, mas acreditamos que com algumas alterações nos seus hábitos e adotando alguns princípios novos vai tornar a caixa de entrada do seu email num local muito mais agradável, chegando até a ser uma fonte de produtividade. Quer saber como gerir o email de forma mais eficiente? Continue connosco e descubra as nossas 5 dicas!

1. Cancele subscrições que não lhe interessam.

 

Este talvez seja o conselho mais óbvio, mas que mais pessoas se esquecem de seguir. Pense na caixa de entrada do seu email como uma porta para as suas prioridades diárias. Há pessoas que dependem de si e que tentam entrar em contacto consigo diariamente. Será que os emails promocionais daquela newsletter que subscreveu há 5 anos merecem entrar por essa mesma porta?

Avalie bem que tipo de emails quer receber e cancele as subscrições dos que não lhe são úteis. Se o seu hábito é marcar estes emails promocionais como “lidos” sem sequer os abrir, então pode começar por eles.

Claro que, se existirem emails promocionais que considere interessantes mas que nunca tem tempo para ler no trabalho, pode e deve subscrever através do seu email pessoal. Assim faz uma distinção clara de onde investe o seu tempo enquanto trabalha e do seu tempo reservado para lazer, deixando a sua caixa de entrada do email de trabalho completamente livre de coisas que acabaria por nunca ler.

2. Crie templates de resposta.

 

No seu trabalho tem, com certeza, tarefas rotineiras que já faz de olhos fechados. Quando estas tarefas começam a entrar no domínio dos emails, o melhor que se pode fazer é preparar uma resposta-tipo para facilitar a sua execução. É neste tipo de tarefas que não deve perder tempo a escolher as palavras certas, por isso escreva uma resposta genérica para as situações mais frequentes e arrume esta questão de uma vez.

Arranje uma resposta-tipo para agradecer, outra para acusar a receção de um email, outra para apresentar orçamentos, enfim… As hipóteses são ilimitadas, e o tempo que vai poupar ao ter um esqueleto de email desenvolvido é precioso.

Verifique ainda se há algum tipo de emails que anda a responder e que não precisa. Por vezes perdemos tempo e criamos ruído a responder a emails que não precisávamos de responder. Torne a comunicação clara com os seus colegas, e caso tenham um contacto de rotina podem estabelecer uma não-resposta aos emails como a solução mais eficiente.

3. Defina um horário para responder aos emails.

 

Aquilo que mais stressa as pessoas é o facto de os emails estarem constantemente a chegar. O trabalho não para e, seja de manhã, à tarde, ou à noite, há de chegar sempre um novo email com o tema “URGENTE”.

Eis uma dica preciosa para este problema: defina um horário para ver e responder aos emails na sua caixa de entrada. Tão simples como isso. Defina algumas janelas de tempo durante o dia e reserve a sua atenção para responder aos emails.

Este método irá melhorar a qualidade das suas respostas aos emails, pois estará completamente focado nessa tarefa e não com um milhão de outras coisas por resolver simultaneamente. Para não falar da enorme vantagem que será para si, poder planear os seus dias com antecedência e sentir que cumpriu com o seu planeamento.

4. Aplique a regra dos 80-20.

 

Já não é a primeira vez que trazemos esta para cima da mesa. Se ainda não está familiarizado com a regra dos 80-20, também conhecida como o Princípio de Pareto, aconselhamo-lo a espreitar este artigo.

Mas para as pessoas que têm o tempo contado, vamos resumir a essência desta regra numa frase: aplique 80% dos seus esforços em 20% das tarefas, mais especificamente nas 20% mais importantes. Por isso, a primeira coisa que deve fazer é dar prioridade aos 20% dos emails mais importantes que tem na sua caixa de entrada, e reservar 80% do seu tempo para responder-lhes.

E o que faz com os outros 80% dos emails? Isto não significa que não deva dar-lhes atenção, mas sim que não lhes deve dar prioridade. Se o dia está apertado e se a caixa de entrada do seu email estiver cheia, esta regra ajuda-o a perceber quais dos emails tem mesmo de responder e quais têm de ficar em stand by. Esta regra é útil ao mostrar-lhe a forma mais eficiente de gerir estas respostas: dando prioridade ao mais importante.

5. A regra do 1 minuto.

 

Há ainda outra regra que deve ser aplicada para gerir o seu email da forma mais eficiente: a regra do 1 minuto. Já lhe aconteceu ficar sem saber o que fazer por estar pendente de uma resposta? O mais grave é que provavelmente isto não o afetava somente a si, mas também a outros colaboradores. Por vezes, um simples “podem avançar”, faz com que a máquina empresarial volte a andar.

Se esta resposta envolve muito tempo de análise e se tiver de deliberar seriamente sobre o tópico em questão, então esta regra não é aplicável. No entanto, se recebeu um email que para si é aquilo a que chamamos de um no-brainer, ou uma resposta óbvia, então dê o seu aval assim que possível.

Se responder a um email demora menos que 1 minuto então responda imediatamente. Este método não só vai ajudá-lo a organizar a sua caixa de email, como vai fazer a sua equipa trabalhar de forma mais produtiva.

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