Como ter um pequeno negócio mais organizado
Dicas e Sugestões

Como ter um pequeno negócio mais organizado

Quando começou o seu negócio, sabia o quão importante era ter uma boa organização. Ainda assim, há sempre espaço para melhorar. Aqui ficam algumas dicas de especialistas para conferir ainda mais organização ao seu trabalho.

Tudo no sítio certo

Não é nenhuma novidade, que saber exatamente onde tudo se encontra poupa bastante tempo. Mas sabe ao certo quanto tempo poupa? Um estudo americano, realizado em 2010, feito pela Brother International Corporation, chegou à conclusão que o colaborador típico perde cerca de 19 minutos por dia à procura de documentos, ficheiros ou equipamento. Por outras palavras, é um total de 76 horas por ano, ou seja, quase 2 semanas de trabalho. O estudo concluiu ainda que isto custa às empresas aproximadamente 170 mil milhões de dólares em perdas de produtividade.

Considerando estes factos, uma das coisas mais importantes que deve fazer é estabelecer e manter um sistema acessível e fácil de arquivo para toda a papelada. Nunca deixe contas, e outros documentos importantes, acumularem-se nas secretárias porque podem facilmente ser mudados ou ficar escondidos por baixo de outras pilhas de papel.

Garantir que tudo está no sítio certo ajuda a agilizar processos. Pode, por exemplo, criar uma pasta para todas as suas contas por pagar, que também tenha tudo o que necessita para efetuar os pagamentos. Se pagar regularmente por cheque, este espaço deve ter as suas contas como o seu livro de cheques, envelopes, selos e moradas. Assim, quando for tempo de pagar, não irá perder tempo à procura do que quer que seja. Pega numa caixa de arquivo, por exemplo, paga as contas, volta a arquivar e arruma a caixa no local onde estava.

Também pode adotar este sistema para o seu correio, faturas, etc. Existe uma grande variedade de acessórios e materiais que pode escolher, e o irão ajudar a ter tudo ainda mais organizado e funcional.

Simplifique as suas contas

Torne a gestão das suas contas mais fácil, mantendo as suas contas correntes e faturas por perto, e arrume as restantes. Assim será mais fácil encontrar as últimas faturas, contas pagas, balanços, extratos bancários e seguros.

Algumas pessoas optam por ter 12 arquivos diferentes de Janeiro a Dezembro e cada fatura paga, por pagar ou para receber, é arquivada no mês correspondente. Algo que também é possível com separadores por mês no mesmo arquivo. Em alternativa, pode sempre organizar os seus registos por fornecedor e/ou cliente tendo cada fatura no arquivo correto.

No final do ano, pode arrumar todos os arquivos num único local ou dar ao seu contabilista de forma organizada. Assim, caso haja alguma auditoria ou necessite de algum documento específico, pode encontra-lo facilmente.

Outra dica simples para o ajudar a pagar tudo a tempo e horas, para que não tenha de pagar multas, é estabelecer uma hora todas as semanas para fazer todos os pagamentos. Também pode utilizar esse horário para tratar dos pagamentos dos colaboradores e outras tarefas financeiras. Poupa bastante tempo se fizer tudo de uma vez e, além disso, garante que tudo fica tratado.

Elimine o lixo

Digitalizar documentos importantes é uma forma simples de reduzir a papelada e impedir que se acumule no seu escritório. Para tal, só precisa de um scanner.

Depois pode guardar os seus documentos online e transferi-los sempre que necessitar deles com um software de gestão de documentos, como o Google Drive. Se também quer garantir que nunca perde, se esquece de renovar, ou cancelar contratos, pode utilizar uma ferramenta de gestão de contratos online chamada Cloudtract. É gratuita, segura, e envia alertas de cada vez que um contrato está prestes a expirar.

Claro que se pretende substituir papelada importante por documentos digitais é fundamental que faça cópias de segurança regulares e as mantenha em segurança numa conta na Nuvem encriptada e protegida por palavra-passe. Assim poupa tempo, espaço e dinheiro, ao mesmo tempo que pode aceder aos seus documentos onde quer que esteja.

A melhor solução

O mais importante é compreender que não há uma solução miraculosa, cada negócio tem necessidades específicas. Por isso, tem de descobrir que ferramentas e estratégias são melhores para as suas necessidades. Examine detalhadamente os processos que já tem ou está preparado para adotar, e escolha o sistema que melhor se adequa à sua realidade.