Os avanços tecnológicos mudaram o panorama do escritório moderno, alteraram os nossos processos de trabalho e mudaram muito a nossa rotina diária. A era digital assistiu ao fim dos volumosos computadores de secretária, dos armários de arquivos e até mesmo do humilde agrafador. Tudo em nome do progresso tecnológico. Assim sendo, de que artigos básicos precisamos para criar um ambiente acolhedor e produtivo no escritório moderno da atualidade?

1. Acesso muito rápido à Internet

No mundo atual, onde não se vive sem a Internet, ter tudo online pode poupar tempo e aumentar a eficiência. Utilizar um servidor significa que todos os documentos podem ser acedidos e partilhados pelos colegas, criando uma forma mais conveniente e rápida de trabalhar e de armazenar informações.

Lee Penson, Diretor Executivo da empresa pioneira de arquitetura para espaços comerciais, Penson, trabalhou em projetos visionários para a Google, Jay Z e YouTube. Penson, um especialista em criar espaços de trabalho muito produtivos, afirma que: “A tecnologia dá-lhe asas. Vai libertar o potencial e dar-lhe liberdade”.

2. Digitalizar documentos

“Atualmente, quase todos os papéis são digitalizados e armazenados, pelo que esta tarefa deve ser de fácil execução” sugere Marc Lawn, guru dos negócios e executivo superior com mais de 20 anos de experiência. Os escritórios de todos os setores estão rapidamente a transformar-se em ambientes sem papel. Uma forma de digitalizar os documentos impressos será através de um scanner para o servidor.

Quando digitalizar documentos para o computador, tenha cuidado com a segurança e utilize uma destruidora de papel para eliminar todas as informações sensíveis ou importantes após o processo.

3. Recicle

Para se manter na liderança em 2018, é importante ser tecnologicamente avançado e o mais ecológico possível. Por isso, para seguir na direção certa, coloque um ponto de reciclagem no seu espaço de trabalho. Para além de fazer um pequeno contributo para ajudar o meio ambiente, fazer a reciclagem dos resíduos demonstra que a sua empresa se preocupa com o tema. Nas palavras de Lawn: “Dispor de um ponto de reciclagem transmite uma mensagem aos funcionários e visitantes de que a empresa se preocupa com o meio ambiente e quer contribuir para o futuro do planeta”.

4. Quadro branco

Os quadros brancos são uma excelente oportunidade para juntar colegas, comunicar e ser criativo. Deixe a tecnologia de lado e invista simplesmente num quadro branco e alguns marcadores de tinta não-permanente, e veja como a criatividade começa a ganhar asas.

Utilizar um quadro branco também pode tornar as suas comunicações mais eficientes. Lawn afirma: “No mundo em constante evolução em que hoje vivemos hoje, é muito mais produtivo dar ideias através de um quadro branco interativo do que enviar um e-mail, pedir e/ou fazer uma alteração, enviar de novo para aprovação e assim sucessivamente”.

“Um dos meus clientes instalou um quadro branco interativo e junta as equipas de gestores de contas quando é necessário responder a solicitações. Diminuiu os tempos de resposta para metade e reduziu o tráfego de e-mails em quase 10% em toda a empresa”.

5. Bem-estar no escritório

Há muito a dizer sobre como um pouco de ar fresco e água podem aumentar a produtividade no local de trabalho. Embora a tecnologia seja essencial num escritório moderno, Penson refere que ainda há espaço para a natureza no ambiente de trabalho: “Torne-o limpo e saudável, com ar fresco, uma taça com fruta, muita água para beber e sumos de frutas. Como um velho amigo meu diz: “A saúde torna tudo possível”. Não faz sentido que o trabalho seja prejudicial para a saúde a longo prazo”.

6. Luz natural

Elaborando mais sobre o tema do bem-estar no escritório, Penson sugere que inundar o espaço de trabalho com luz natural é fundamental para a criatividade e a produtividade: “Precisamos de um espaço que nos inspire e não de uma sala com um teto falso horrível. Precisamos de um espaço acolhedor que nos transmita uma sensação de naturalidade”.

7. Cadeiras confortáveis

No local de trabalho moderno, podem ser passadas muitas horas a uma secretária, à frente de um ecrã. Com muito tempo passado de forma sentada, é importante ter uma cadeira boa e confortável. Gemma Went, consultora de negócios online, afirma: “Passamos muito tempo sentados e isso não é nada bom para o nosso corpo. Por isso, passe algum tempo a pesquisar, ou fale com alguém que tenha conhecimentos, acerca de ergonomia no local de trabalho para assegurar que se senta da forma mais saudável possível”.

8. Microfones de topo

As transmissões ao vivo e as videoconferências são uma parte essencial do escritório moderno. Permitem trabalhar e falar com pessoas que podem estar do outro lado do mundo. Contudo, para tirar o melhor partido destas reuniões, deve investir em câmaras e microfones de qualidade. Went afirma: “precisa de um microfone topo de gama. Faz toda a diferença. Afinal de contas, poderá ter um bonito escritório, mas isso não conta para nada se não conseguir ouvir os seus clientes ou funcionários”.