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7 hábitos das pessoas mais organizadas.
Mas com a correria do dia-a-dia, é frequente que a organização do seu escritório seja deixada para segundo plano.
Um dos primeiros passos para ser mais produtivo é manter o seu local de trabalho organizado. Mas com a correria do dia-a-dia, é frequente que a organização do seu escritório seja deixada para segundo plano.
Contudo, há algumas pessoas que têm a capacidade de se organizarem com bastante facilidade. O que lhe trazemos hoje são 7 hábitos destas pessoas, que pode colocar já em prática para manter o seu escritório organizado.
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Deixar em cima da mesa apenas o essencial.
Para manter a sua mesa sempre limpa e organizada, comece por tirar os objetos que não utiliza com tanta frequência e mantenha apenas o necessário, como o computador e o telemóvel. Quanto ao restante material, deixe-o em gavetas ou num armário específico, de forma a não provocar nenhuma distração.
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Hierarquizar as suas gavetas.
Coloque na primeira gaveta todos os materiais que são usados frequentemente, como por exemplo: canetas, agrafadores, clips, bloco de notas, etc. Todos os restantes objetos são colocados nas gavetas seguintes, organizados por graus de importância.
Se utiliza gavetas para organizar os seus documentos, tente colocar nas primeiras gavetas os documentos que mais utiliza no dia-a-dia, e os que menos utiliza nas gavetas inferiores.
Algo que também pode ajudar bastante na organização das suas gavetas são organizadores internos, que permitem que agrupe objetos em sítios específicos, mantendo cada coisa no seu lugar.
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Organizar a papelada.
No seguimento da dica anterior, evite que a papelada seja acumulada na mesa de trabalho. Coloque os documentos em pastas de arquivos ou em organizadores de secretária, separando-os por categorias. Recomendamos ainda que tenha uma pasta dedicada para documentos que ainda não foram vistos, de forma a não misturar os materiais concluídos com os materiais por concluir.
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Livrar-se do que não precisa.
Embora tenhamos a percepção de que tudo o que mantemos no escritório é útil, nem sempre utilizamos alguns objetos - objetos que guardamos “só para o caso de virem a ser precisos”. Avalie bem se realmente tudo o que tem no escritório é utilizado e imprescindível. Quanto aos objetos que não se enquadrarem, já sabe o que deve fazer: livre-se deles, doe, ou guarde-os noutro lugar.
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Atribuir uma casa para cada coisa.
Determine zonas fixas para cada coisa no seu escritório, desde as canetas até às pastas de arquivo. É essencial que tudo tenha o seu sítio para evitar que se percam objetos e facilitar a organização do ambiente de trabalho.
Para complementar, ponha em prática a filosofia boomerang: “Tudo o que sai do lugar… Volta para o mesmo lugar”. No fundo, sempre que utilizar algum objeto, devolva-o ao sítio a que ele pertence. Assim consegue manter o escritório sempre organizado e evita que se percam coisas pelo caminho.
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Arrumar e organizar os cabos.
A utilização de computadores e impressoras em escritórios costuma ser sinónimo de um emaranhado de fios, o que torna o escritório visualmente desorganizado. Utilize organizadores de cabos para mantê-los juntos e discretos.
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Utilizar as paredes.
Para além da sua mesa, tire proveito também das paredes para pendurar quadros ou calendários mensais onde pode anotar tarefas, prazos, recados e notas. Escrever e visualizar ajuda a que as tarefas sejam mais facilmente memorizadas. Além disso, é uma ótima forma de não ocupar o espaço útil de gavetas e até mesmo de dar prioridade a determinadas informações.
Agora basta aplicar com frequência as práticas acima descritas e com toda a certeza conseguirá manter o seu escritório sempre organizado. E não se esqueça, uma boa organização pode diminuir o sentimento de stress e melhorar o rendimento e produtividade no trabalho.
Por isso, garanta que organizar o escritório é uma prioridade para si.
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